Kantinen kan sagtens blive årets bedste fest. Men ingen har gjort klar til jer. Alt det, et venue ellers klarer, bliver jeres opgave.
I tjeklisten til firmajulefrokosten anbefaler jeg at holde festen ude af huset, hvis I kan. Men mange firmaer holder den i egne lokaler, fordi der er god plads, fordi kantinen er hyggelig, eller fordi budgettet hellere skal gå til mad og drikke end til lokaleleje. Det er en helt fin beslutning.
Forskellen er, at I selv står for alt det, et venue ellers tager sig af: personale, glas, køl, oprydning og en plan for, hvornår festen slutter. Det er her, julefrokoster i egne lokaler typisk går skævt. Ikke på maden eller stemningen, men på logistikken, som ingen havde tænkt over.
Her er det, jeg oftest ser blive glemt, og de tommelfingerregler, jeg selv regner efter.
Tjeklisten kort fortalt
Julefrokost i egne lokaler i 9 punkter
- Book personale, så ingen kolleger skal arbejde til festen.
- Regn med mindst ét glas pr. gæst pr. time og omkring 125 g is pr. drink.
- Aftal med cateren, hvor maden skal køles og varmes.
- Forvandl kontoret: dæmp lyset, pynt op og skab plads til et dansegulv.
- Planlæg underholdning, der får folk op at stå.
- Lav en plan for affald og oprydning, også dagen derpå.
- Sæt et sluttidspunkt, og skriv det i invitationen.
- Tag hensyn til naboerne, og aftal, hvornår musikken skal ned.
- Aftal vejen hjem, før festen starter.
Når festen bliver hjemme
Moms og skat i egne lokaler
Det er det, flest spørger om, når julefrokosten bliver holdt hjemme. Reglerne er anderledes end ude i byen:
Hovedreglerne
- Moms på mad og drikke: Der er ingen momsfradrag, når julefrokosten holdes i egne lokaler. Ude på en restaurant eller et venue er der ¼ momsfradrag for de ansatte.
- Leje af udstyr: Momsen på leje af fx borde, stole og service kan trækkes fra.
- Skattemæssigt fradrag: Firmaet kan trække udgiften fra som en personaleudgift, også i egne lokaler.
- De ansatte: Julefrokosten beskattes ikke, når den er af et rimeligt omfang og en rimelig varighed.
Det er hovedreglerne. Tal altid med jeres revisor om jeres konkrete julefrokost. Hele gennemgangen står i skat og moms ved julefrokost.
Lad alle være gæster
Den største forskel på en god og en træg julefrokost i egne lokaler er, hvem der står bag baren og ved opvasken. Bliver det en kollega, er det én, der ikke er med til festen, og ofte den, der har brugt mest tid på at planlægge den.
Med tjenere og bartendere kan alle i firmaet være gæster. De dækker op, serverer, holder baren i gang, tager opvasken undervejs og rydder af, så borde og bar ser ordentlige ud hele aftenen.
Hvor mange I skal bruge, afhænger af antallet af gæster, og om maden bliver serveret eller sat frem. Se hvor mange tjenere der skal til og hvordan baren skal fungere. Og husk, at den første halve time sætter tonen. Læs om ankomst, garderobe og velkomst.
Glas, opvask og is
Det er her, baren oftest går i stå. Er der ikke glas nok, eller slipper isen op midt på aftenen, hjælper det ikke, at drinksene er gode. Med fri bar regner jeg med mindst ét glas pr. gæst pr. time, svarende til én drink i timen, og gerne en times buffer oveni.
Sådan regner jeg det ud: 50 gæster og 5 timers fri bar
- Glas: 50 gæster × 5 timer = 250 glas som minimum. Med en times buffer: 300 glas.
- Is: 100–150 g is pr. drink i et lowball-glas på 300–400 ml. 250 drinks × 125 g giver ca. 31 kg is.
- Bestilling: Is kommer typisk i tønder à 25 kg. Bestil 2 tønder, så er I godt dækket ind.
Glas og is til jeres fri bar
Bygger på mine tommelfingerregler: ét glas og én drink pr. gæst pr. time med fri bar, ca. 125 g is pr. drink og is i tønder à 25 kg. Skal drikkevarerne også køles i is, så bestil mere.
Tjek det her
- Lej glas efter regnestykket, så der ikke skal vaskes op, før der kan serveres.
- Aftal, hvem der tager opvasken undervejs, og hvor de beskidte glas skal stå.
- Hav isen klar, før baren åbner, og find et sted, hvor tønderne kan stå koldt.
- Find en plads til tomme flasker og kasser, så de ikke står i vejen.
Glas og barudstyr kan lejes. Jeg kan skaffe det gennem mine samarbejdspartnere, så det står klar, når personalet møder ind.
Køl og opvarmning af maden
Et kontorkøkken er bygget til frokost på en almindelig hverdag, ikke til julemad til mange på én gang. Kommer maden fra en cater, så aftal på forhånd:
Det skal cateren og I være enige om
- Hvor maden skal stå koldt, indtil den skal serveres.
- Om der er ovne nok til at varme den, eller om cateren skal have varmeskabe med.
- Hvor drikkevarerne skal køles. Øl, vin og vand fylder meget mere end et kontorkøleskab.
- Hvem der anretter og bringer maden ud til bordene.
Sharefood fungerer også fint i egne lokaler. Fadene går rundt og skaber snak ved bordene, præcis som ude. Læs mere om mad til julefrokosten.
Lyd, lys og stemning
Det sværeste ved en julefrokost i egne lokaler er at få kontoret til ikke at føles som et kontor. Fem greb gør den største forskel:
Sådan forvandler I kontoret
- Sluk loftslyset, og brug lamper, lyskæder og levende lys, hvor det er tilladt.
- Ryd skriveborde og skærme væk fra festområdet.
- Pynt bordene, så det føles som jul fra første skridt.
- Skab et dansegulv med plads omkring DJ'en.
- Sørg for ordentlig lyd. Højttaleren fra mødelokalet fylder ikke et rum med 50 dansende kolleger.
Jeg arbejder selv med Festal til lyd og lys. Og vil I vide, hvordan en god DJ får gulvet fyldt, så læs Mark Toepfers gæstebrief.
Underholdning, der får folk op at stå
Også i egne lokaler skal underholdningen være noget, alle kan være med i. Musikbingo, en quiz ved bordene eller en DJ, der læser rummet, virker bedre end noget, man skal sidde og kigge på. Flere idéer finder I i julefrokost-tjeklisten.
Oprydning, affald og sluttid
Når festen slutter på et venue, går I bare hjem. I egne lokaler står kontoret der stadig næste morgen.
Aftal det på forhånd
- Hvem der rydder op, både sent på aftenen og næste morgen.
- Affaldssække, plads til flasker og pant og en plan for madaffaldet.
- Et sluttidspunkt for baren og for festen, som står i invitationen.
- Hvornår lejet udstyr bliver hentet, og hvem der tager imod.
Med personale på bliver der ryddet af undervejs, så det meste er klaret, når den sidste gæst går.
Naboer, støj og vejen hjem
Ligger kontoret i et kontorhus eller tæt på beboelse, så tænk på naboerne. Aftal, hvornår musikken skal skrues ned, og husk, at åbne døre og vinduer sender lyden langt.
Aftal også vejen hjem, før festen starter: bus, taxa eller samkørsel. Det er nemmere at planlægge kl. 15 end kl. 01. Mere om sluttid og vejen hjem står i det, de fleste glemmer.
Hjælp før, under og efter
Holder I julefrokosten i egne lokaler, kan jeg stå for det hele eller bare det, I mangler. Før, under og efter festen.
Det kan jeg tage mig af
- Før festen: plan, tidsplan og leverandører samt glas, bar og udstyr gennem mine samarbejdspartnere. Koordinering fra 7.500 kr.
- På aftenen: én ansvarlig, der styrer timing, personale og leverandører, så I kan være gæster. Afvikling fra 4.500 kr.
- Tjenere og bartendere: erfarne folk fra mit eget netværk. Fra 495 kr. i timen pr. person, min. 4 timer. Læs om at leje tjenere og bartendere.
- Efter festen: oprydning og pakning, så lejet udstyr bliver returneret.
Alle priser er inkl. moms. Se hele prisoversigten, eller fortæl mig om jeres julefrokost.
Holder I julefrokosten selv, så lad værterne være gæster. Få nogen til at stå for baren, opvasken og oprydningen, og brug jeres egen energi på at feste med kollegerne.
Kort svar
Hvad skal man huske til julefrokost i egne lokaler?
Personale, glas, is og opvask, køl og opvarmning af maden, lyd og lys, oprydning og affald, et sluttidspunkt og en aftale om vejen hjem. Det er alt det, et venue ellers klarer for jer.
Kan man holde julefrokost på kontoret?
Ja. Det kræver, at nogen står for det, et venue ellers tager sig af, og at kontoret bliver forvandlet med lys, pynt og plads til et dansegulv, så det føles som en fest.
Hvem skal stå i baren til julefrokosten?
Helst nogen, der ikke selv er inviteret. Med tjenere og bartendere kan alle kolleger være gæster, og baren og opvasken kører hele aftenen.
Kan man trække julefrokost i egne lokaler fra i skat?
Ja. Firmaet kan trække udgiften fra som en personaleudgift, også når julefrokosten holdes i egne lokaler. Momsen på mad og drikke kan derimod ikke trækkes fra.
Hvor mange glas skal man bruge til en julefrokost med fri bar?
Regn med mindst ét glas pr. gæst pr. time, svarende til én drink i timen, og læg gerne en times buffer oveni. 50 gæster i 5 timer giver 250 glas, eller 300 med buffer.
Hvor meget is skal man bruge til fri bar?
Regn med 100–150 g is pr. drink i et lowball-glas. 50 gæster i 5 timer giver ca. 250 drinks og omkring 31 kg is. Is kommer typisk i tønder à 25 kg, så 2 tønder dækker godt.
Er der momsfradrag ved julefrokost i egne lokaler?
Nej, der er ikke momsfradrag på mad og drikke ved julefrokost i egne lokaler. Leje af fx borde og stole kan trækkes fra. Tal altid med jeres revisor om jeres konkrete julefrokost.
Hvad koster tjenere og bartendere til julefrokosten?
Hos DB Event Co. koster tjenere og bartendere fra 495 kr. i timen pr. person inkl. moms, min. 4 timer.
Redaktionel note
- Artiklen bygger på Daniel Verond Bolotovs egne erfaringer fra julesæsoner siden 2015.
- Moms og skat: Skat, Den juridiske vejledning C.A.5.6.2 og Revisorgruppen Danmark. Tal altid med jeres revisor om jeres konkrete julefrokost.
- Coverbilledet er et AI-genereret illustrationsfoto af en julefrokost på et kontor.
