Hvordan skal baren fungere til festen?

Først derefter giver det mening at tale om fire, seks eller otte cocktails.

Begynd med rammerne — ikke cocktailsene

Nogle kunder kommer med bestemte drinks i tankerne. Andre ved bare, at de vil have noget, der passer til selskabet. Opgaven er ikke at få flest muligt valg på kortet, men at bygge en løsning, der passer til aftenen og kan fungere i praksis.

Til en almindelig firmafest ville jeg typisk holde middagen enkel med øl, vin, sodavand og vand — det, jeg kalder en blød bar — og lade cocktailbaren tage over bagefter. Det giver et naturligt skift i aftenen og gør det lettere at bruge budgettet dér, hvor gæsterne faktisk mærker det.

Fri bar eller en styret løsning?

Fri bar er klart den løsning, jeg oftest ville anbefale til firmafester, julefrokoster og fødselsdage, hvis budgettet kan bære det. Gæsterne er inviteret til fest, og oplevelsen bliver mere ubesværet, når de ikke skal have kortet frem ved hver bestilling. Min erfaring er også, at festen får mere liv, når gæsterne bare kan gå op i baren og bestille det, de har lyst til.

Men fri bar betyder ikke, at alt skal være tilgængeligt hele aftenen. Man kan sagtens have fri bar med et fast og velvalgt sortiment. Faktisk kan det fungere bedre end et meget stort kort, fordi bartenderen kan arbejde hurtigere, mens gæsterne stadig har reelle valgmuligheder.

Betalingsbar giver efter min mening mere mening, når baren ikke er arrangementets tyngdepunkt — eksempelvis ved en reception, konference eller lancering, hvor gæsterne primært er kommet for noget andet.

Skal budgettet styres strammere, ville jeg hellere se på et aftalt antal drinks, et mindre udvalg, enkelte cocktails på dispenser eller en bar, der åbner lidt senere.

Eventbriefens enkle barvalg

Styr budgettet med sortiment, åbningstid og format — ikke nødvendigvis ved at gøre baren til en betalingsstation.

Hvor mange drinks pr. gæst?

Jeg regner altid med, at en gæst i gennemsnit drikker én drink i timen. Men det er et minimum, ikke et loft. Nogle gæster drikker to i timen, andre tre, og det varierer meget fra selskab til selskab.

Planlæg derfor aldrig efter færre end én drink pr. gæst pr. time. Kender I jeres selskab som et tørstigt et, så læg mere oven i. Er der kun beregnet til minimum, er det glas, is og de mest populære drinks, der slipper op først.

Fordelingen skifter også i løbet af aftenen. Til middagen drikker de fleste vin og øl, og når cocktailbaren åbner efter maden, er det drinksene, der fylder.

Regnestykket for glas og is bruger jeg også, når festen holdes uden et venue i ryggen. Det kan du læse mere om i briefen om julefrokost i egne lokaler.

Et drinkskort skal kunne arbejdes med

Seks til otte drinks er efter min erfaring mere end rigeligt til de fleste fester. Fire eller seks kan også være nok. Der opstår næsten altid favoritter, som bliver bestilt igen og igen. Et kort bliver derfor ikke bedre af, at der står ti cocktails på det, hvis halvdelen minder om hinanden.

Jeg vil hellere have forskel i smagen: noget klassisk, noget sødt, noget syrligt, måske noget med kaffe og gerne forskellige spiritusser. Det giver gæsterne et reelt valg. Samtidig giver forskellige råvarer bartenderen mulighed for at improvisere lidt uden for kortet, hvis en gæst spørger efter noget andet.

Kompleksiteten betyder også noget. Hvis alle cocktails skal shakes, tager hver bestilling længere tid. Det kan sagtens fungere — men så skal bemanding og forberedelse passe til kortet. Problemet opstår, hvis et tidskrævende drinkskort bliver planlagt, som om alle bestillinger kan hældes på ti sekunder.

Det alkoholfrie udvalg bør også være tydeligt. Skriv hvilke cocktails der kan laves uden alkohol, eller gør det klart på kortet, at bartenderen kan lave alkoholfrie varianter. Gæsten skal ikke stå ved baren og gætte sig frem.

De første 20 minutter

Når middagen er slut, kommer der som regel hurtigt gang i baren. Mange rejser sig næsten samtidig, og så kommer det første ryk på én gang.

Derfor skal baren være klar inden. Glas, is, garnish og de vigtigste drinks skal være tænkt igennem på forhånd, så man ikke starter aftenen med kø og stress. For mig handler en god bar lige så meget om forberedelsen som om selve drinkskortet.

Som udgangspunkt klargør jeg drinks til omkring 60–80 procent af gæsterne inden åbning. Det betyder ikke, at alle drinks skal stå færdige med is længe før åbning. Det betyder, at frugt, garnish, glas, baser og de første drinks er tænkt igennem, så bartenderen kan arbejde med det samme.

Derfor skal de første 15–20 minutter først og fremmest handle om tempo. Folk skal have noget at drikke.

Samtidig begynder baren hurtigt at fortælle, hvad gæsterne faktisk vil have. Hvis to eller tre cocktails går igen, laver jeg flere af dem i små omgange på fire til seks glas. Når presset falder, kan servicen blive mere individuel igen.

Det personlige betyder stadig noget. Når der er luft, hilser jeg, spørger til aftenen og prøver at huske de gæster, der kommer igen. Det er ikke nødvendigt for at drive en bar. Men det er den slags små ting, gæsterne lægger mærke til.

Konkret eksempel: 46 gæster · én bartender

Til en dobbelt 30-års fødselsdag stod jeg alene i baren for 46 gæster. Det var et tørstigt selskab, og baren åbnede direkte efter middagen. Min løsning var ikke at håbe på et roligt første kvarter. Den var at være så forberedt som muligt.

Jeg ankom 45 minutter før barstart, preppede frisk frugt og garnish og satte baren op, mens gæsterne spiste. Ti minutter før åbning stod omkring 40 drinks klar til is og den sidste garnish.

Da gæsterne kom, holdt jeg øje med, hvad der forsvandt først. De populære drinks lavede jeg derefter i omgange på fire til seks glas. Da det første pres havde lagt sig, havde jeg en eller to af favoritterne stående og lavede resten efter bestilling.

Efterhånden kendte jeg også flere af gæsternes valg. Jeg kunne høre, når nogen var på vej efter endnu en omgang, og nogle gange stod drinken klar, da de kom tilbage til baren. Det gav lidt grin — og det er præcis den slags små ting, folk husker.

Festen blev forlænget med tre timer, og aftenen gav efterfølgende tre nye private kunder.

Pointen er ikke, at én bartender bør tage 46 gæster. Pointen er, at et bemandingstal ikke kan stå alene. Drinkskort, forberedelse, venue, gæster og bartenderens erfaring har stor betydning for, hvor meget pres baren faktisk kan håndtere.

De sidste aftaler

Nogle spørgsmål er langt lettere at tage før første drink end midt i festen.

• Hvad koster en ekstra time?
• Hvad sker der, hvis gæsterne ønsker noget uden for kortet?
• Er råvarerne til det overhovedet med?
• Og hvem har ansvaret for glas, is, opfyldning og oprydning?

På mange venues er flere af de ting allerede en del af aftalen, men det skal være tydeligt, før festen begynder.

Det er også værd at tænke over glassene. Kender man sit selskab, kan man bedre vurdere, om rigtige glas giver mening hele natten, eller om plastikglas på et tidspunkt er den mere praktiske løsning.

Bag Eventbriefen

Daniel Verond Bolotov

Stifter · eventkoordinator · afvikler

Daniel er stifter af DB Event Co. og arbejder med planlægning, personale og afvikling af firmaevents og private selskaber. Eventbriefen bygger på de valg, problemer og løsninger, han selv møder ude på eventgulvet.

Mere om Daniel og DB Event Co. →