I ugerne op til jul er der julefrokost overalt. Det er årets travleste uger for alle, der laver events. På en enkelt weekend kan ét firma have over 100 bartendere ude til julefrokoster, og humøret er tårnhøjt.
Julefrokosten er firmaets største fest. Der er god julemad, snaps, øl, cocktails og højt humør ved bordene og senere på dansegulvet. Det er aftenen, hvor kolleger ser hinanden fra en ny side, og hvor historierne bliver genfortalt længe efter.
Men den gode julefrokost kommer ikke af sig selv. Stedet skal være booket i tide, maden og baren skal passe til gæsterne, og der skal være nogen, der holder styr på aftenen. Uanset om I er 20 kolleger eller 500, er det de samme ting, der afgør, om folk taler om festen i januar.
Tjeklisten bygger på mange julesæsoner på gulvet, fra små og stille julefrokoster til store firmafester med flere hundrede gæster.
De fleste firmaer har to store fester om året: sommerfesten og julefrokosten. Denne brief handler om julefrokosten. Sommerfesten får sin egen til foråret.
Tjeklisten kort fortalt
Julefrokosten i 9 punkter
- Book sted og dato senest i starten af sommeren, hvis I vil have en fredag eller lørdag i højsæsonen.
- Sæt et budget pr. gæst, der dækker hele aftenen. Kuvertprisen er sjældent hele regningen.
- Hold den ude af huset frem for i kantinen.
- Vælg sharefood eller serveret menu frem for buffet.
- Prioritér hyggen. Det er den, folk husker.
- Planlæg underholdning, der får folk op at stå, ikke kun noget at kigge på.
- Send invitationen 6–8 uger før med svarfrist og et felt til allergier.
- Meld det endelige antal i god tid, så køkken og personale kan planlægge.
- Aftal sluttidspunkt og vejen hjem, før festen starter.
Hvornår skal I booke julefrokosten?
De fleste firmajulefrokoster ligger fra midt november til midt december, og alle kæmper om de samme fredage og lørdage.
Mange firmaer booker meget tidligt. Venter I til efteråret, vælger I mellem det, der er tilbage, og de populære fredage er for længst væk.
Mangler I stadig et sted til i år? Jeg har et netværk af venues på Sjælland og i København og kan hjælpe jer med at finde et, der passer til jeres antal gæster og budget. Skriv til mig, så finder vi det.
Tidsplanen fra booking til dagen derpå
Sådan ser året ud for den, der står med julefrokosten
- Før sommerferien: Book sted og dato, og sæt budgettet.
- 8–10 uger før: Vælg menu, drikkevarer, DJ og underholdning. Skal festen være i egne lokaler, så book personale nu.
- 6–8 uger før: Send invitationen med en svarfrist, og spørg om allergier og specialkost.
- 2–4 uger før: Meld det endelige deltagerantal, lav bordplanen og aftal transport hjem.
- Senest 1 uge før: Specialkost og allergier skal være låst, inden der bliver handlet ind.
- På dagen: Én kontaktperson, én køreplan, og en klar aftale om sluttidspunktet.
- Dagen derpå: Sig tak, og skriv ned, hvad der virkede, til næste år.
Hele tidsplanen for et firmaevent står i den gode tidsplan.
Hvad koster en julefrokost?
Det svinger meget med sted, menu og hvor længe baren er åben. Julefrokost ud af huset fra supermarkeder og cateringfirmaer starter omkring 120–170 kr. pr. person, men det er kun maden. Drikkevarer, lokale, musik og personale skal også med i budgettet.
Et rigtigt eksempel
- 120 gæster en fredag i november, kl. 18–01
- Velkomstbobler, serveret tre-retters menu og natmad
- Vin, øl og vand hele aftenen plus fire timers betjent cocktailbar
- Kuvertpris ca. 1.700 kr. ekskl. moms med mad, drikkevarer og personale
- Lokaleleje og DJ: ca. 34.000 kr. ekskl. moms
- I alt ca. 237.000 kr. ekskl. moms, altså knap 2.000 kr. pr. gæst ekskl. moms (ca. 2.500 kr. inkl. moms)
Det er en julefrokost i den gode ende, hvor alt er samlet ét sted. Læg mærke til, at kuvertprisen ikke er hele regningen: Lokale, DJ og tilkøb kommer ofte oveni. Vil I se, hvad niveauerne typisk koster, så se prisguiden til firmaevents med eksempler for 100 gæster.
Et råd, de fleste ikke tænker på: En ekstra time er ikke særlig dyr i forhold til kuvertprisen. Er festen stadig i gang, så brug den.
Julefrokost ude eller i egne lokaler?
Hold julefrokosten ude, hvis I kan. Skiftet fra kontor til fest betyder meget. Det er ikke det samme at feste i egen kantine, hvor man har siddet hele året.
Det kan sagtens blive en succes i egne lokaler. Men en aften ude af huset føles som en rigtig fest.
Holder I den selv, skal I selv sørge for alt det, et venue ellers klarer: tjenere og bartendere, glas, service, borde og stole, musik, oprydning og en plan for, hvornår festen slutter. Jeg kan stille med tjenere og bartendere til julefrokosten, så I ikke selv skal stå i baren. Og husk, at moms og fradrag er anderledes, når festen er i egne lokaler. Det står længere nede.
Hyggen må ikke mangle
Det er en julefrokost. Selvom folk først og fremmest er kommet for at spise god mad og drikke, skal de kunne mærke det, når de træder ind. Det er her, man lærer de kolleger at kende, man ellers ikke taler med på kontoret. Så spar ikke på stemningen.
Sådan skaber I julestemningen
- Pynt rundt omkring: på bordene og i hjørnerne, så rummet føles som jul.
- Cocktails frem for standarddrinks: gerne med kreative navne, der passer til jeres firma eller året, der er gået.
- En god DJ og ordentlig lyd og lys: Jeg arbejder selv med Festal til lyd og lys og med Mark Toepfer som DJ.
- Et sted at trække luft: et udeområde, hvor man kan snakke uden musik og få frisk luft.
- Lyt til medarbejderne: Spørg om ønsker til mad, musik og underholdning, før planen ligger fast.
Sharefood, buffet eller serveret?
Maden er meget individuel. Nogle vil have rigtig julemad, andre noget helt andet. Til de julefrokoster, jeg afvikler, er det typisk sharefood, hvor hvert bord får fade, som man sender rundt. Buffet ser jeg meget sjældent, og desserten er næsten altid portionsanrettet.
Det bedste valg er sharefood ved bordet. Alle tager det, de har lyst til, og fadene, der går rundt, skaber snak. Ryster I posen med bordplanen, så folk sidder med nogle, de ikke ser hver dag, bliver det endnu sjovere.
Til de større og mere formelle julefrokoster er en serveret tre-retters menu også et godt valg.
Underholdning til julefrokosten
Underholdningen skal være noget aktivt. Folk er friske, maden er god, og der er masser at drikke. Det, der får alle med, virker meget bedre end noget, man skal sidde og kigge på.
Musikbingo eller lignende er altid et hit. Jeg har oplevet Bingo Bruvs, og de er geniale. De får alle med på gulvet og til at synge. Jeg får ikke noget for at nævne dem, det er bare en ærlig anbefaling.
Ved bordene kan klassikerne som en seddel under tallerkenen eller en lille quiz sætte gang i snakken tidligt på aftenen. Og når dansegulvet skal fyldes, gør DJ'en hele forskellen. Læs hvordan en DJ læser festen.
Invitation til julefrokost: tekst I kan kopiere
Få det praktiske med i invitationen fra starten, så slipper I for mange spørgsmål bagefter.
Den klassiske
Kære alle
Det er tid til årets julefrokost! Vi ses fredag den [dato] kl. [tid] på [sted]. Der er julemad, fri bar og musik, og festen slutter kl. [sluttid].
Tilmeld dig senest [dato] her: [link]. Skriv også, hvis du har allergier eller spiser vegetarisk.
Dresscode: [fx pænt og festligt]. Husk at planlægge, hvordan du kommer hjem.
Vi glæder os til at se dig!
[Navn]
Den sjove
Snapsen er kold, sildene er klar, og DJ'en har allerede øvet sig på julesangene.
Årets julefrokost løber af stablen [dato] kl. [tid] på [sted]. Kom sulten, kom tørstig og kom i godt humør.
Tilmeld dig senest [dato] her: [link], og fortæl os, hvis du ikke tåler sild, gluten eller kollegaernes sangstemmer.
Festen slutter kl. [sluttid], så læg en plan for vejen hjem.
Vi ses på dansegulvet!
Det, de fleste glemmer
Tjek det her en ekstra gang
- Vejen hjem: Bus, taxa eller overnatning. Aftal det før, ikke kl. 01.
- Sluttidspunktet: Hvornår lukker baren, og hvornår skal lokalet være tømt?
- Afbud: Efter fristen betaler I typisk for det antal, I har meldt. Læs om fristen.
- Alkoholfrit: Gode drinks uden alkohol til dem, der kører, eller som ikke drikker.
- Garderoben: 100 vinterjakker fylder. Spørg, hvor de skal hænge.
- Én kontaktperson: Én fra firmaet, som venue og afvikler kan gå til hele aftenen.
Skat og moms ved julefrokost
Mange spørger, om julefrokosten er skattepligtig for de ansatte, og om firmaet kan trække momsen fra. Her er hovedreglerne:
Hovedreglerne
- De ansatte: Julefrokosten beskattes ikke, når den er af et rimeligt omfang og en rimelig varighed. Der er ingen fast beløbsgrænse.
- Skattemæssigt fradrag: Firmaet kan trække udgiften fra som en personaleudgift, både ude og i egne lokaler.
- Moms ude: På en restaurant eller et venue er der ¼ momsfradrag for de ansatte.
- Moms i egne lokaler: Ingen momsfradrag på mad og drikke. Leje af fx borde og stole kan trækkes fra.
- Underholdning: Kun skattemæssigt fradrag, ikke momsfradrag.
- Transport: Bus har fuldt momsfradrag. Taxa er momsfri.
- Ægtefæller og andre gæster: Ingen fradrag for deres del.
Det er hovedreglerne. Tal altid med jeres revisor om jeres konkrete julefrokost.
Hjælp til julefrokosten
Står I med julefrokosten og vil have nogen til at tage ansvaret, kan jeg hjælpe med det hele eller bare det, I mangler. Jeg arbejder på Sjælland og i København.
Det kan jeg tage mig af
- Find stedet: Jeg kender venues fra Charlottenlund til Østerbro, fx Skovriderkroen og Pakhus 11, og finder det rigtige til jer.
- Koordinering før julefrokosten: plan, menu, DJ, leverandører og tidsplan. Fra 7.500 kr.
- Afvikling på dagen: én ansvarlig, der styrer timing, venue og leverandører, så I kan være gæster. Fra 4.500 kr.
- Tjenere og bartendere: erfarne folk fra mit eget netværk. Fra 495 kr. i timen pr. person. Læs om at leje tjenere og bartendere.
Alle priser er inkl. moms. Læs mere om hjælp til julefrokosten, se hele prisoversigten, eller fortæl mig om jeres julefrokost.
Book tidligt, flyt festen ud af huset, ryst posen ved bordene og få folk op at stå. Og hvis festen stadig kører, når baren skal lukke, så køb den ekstra time. Det er sjældent penge, nogen fortryder.
Kort svar
Hvornår skal man booke julefrokost?
Senest i starten af sommeren, hvis I vil have en fredag eller lørdag i højsæsonen fra midt november til midt december. Er I sent ude, så kig på en torsdag eller en julefrokost i januar.
Hvad koster en julefrokost pr. person?
Julefrokost ud af huset fra supermarkeder og cateringfirmaer starter omkring 120–170 kr. pr. person, men det er kun maden. En julefrokost i den gode ende med serveret menu, fri bar, DJ og lokale kostede knap 2.000 kr. pr. gæst ekskl. moms.
Hvornår skal invitationen til julefrokosten sendes?
6–8 uger før, med en svarfrist og et felt til allergier og specialkost.
Er julefrokosten skattepligtig for de ansatte?
Nej, ikke når den er af et rimeligt omfang og en rimelig varighed. Firmaet kan trække udgiften fra som personaleudgift. Tal altid med jeres revisor om den konkrete julefrokost.
Redaktionel note
- Artiklen bygger på Daniel Verond Bolotovs egne erfaringer fra julesæsoner siden 2015 og afvikling af firmajulefrokoster. Priseksemplet er en rigtig julefrokost, gengivet uden kundens navn.
- Priser, frister og ekstra timer varierer. Det er altid den konkrete aftale med venue og leverandører, der gælder.
- Skat og moms: Skat, Den juridiske vejledning C.A.5.6.2 og RI om fradrag for julefrokost. Ikke individuel rådgivning.
- Bingo Bruvs nævnes som en ærlig anbefaling. DB Event Co. får ingen betaling for omtalen.
- Coverbilledet er Daniels eget foto af et bord dækket op til fest.
