Den første gæst er lige så vigtig som den sidste.
Sig velkommen. Vis vej. Og husk nu at smile.
Det første gæsterne lægger mærke til, er personalet. Står vi velklædte, velforberedte og klar til at hjælpe? Eller ser vi stressede ud og håber, at ingen spørger os om noget endnu?
De ser selvfølgelig også venuet. Affald ved indgangen, halvfærdig opdækning eller en velkomstbar, der ikke er klar, får stedet til at virke sjusket. Det smitter hurtigt af på oplevelsen af både arrangøren og personalet.
Det første indtryk begynder i døren
Der skal være én, som ejer indgangen. En person, der siger hej, bekræfter at gæsten er kommet det rigtige sted hen og viser videre til garderobe og velkomstdrink. Et enkelt skilt med anledning eller virksomhedsnavn gør også en stor forskel. Gæsten skal ikke nå at blive i tvivl.
Hvis garderoben er bemandet, skal flowet være så enkelt, at gæsten kan aflevere jakken og fortsætte. Ved selvbetjening skal placeringen være tydelig, og der skal være plads nok. Kø opstår ofte, når flere små stop ligger oven i hinanden: først lede efter indgangen, så vente på garderoben og derefter stå i kø efter noget at drikke.
Et ankomstflow uden tvivl
Til en almindelig ankomst vil jeg som minimum have én ved indgangen og én ved velkomstdrinksene. Er der bemandet garderobe, er det en særskilt post. Resten af holdet kan bevæge sig blandt gæsterne, fylde op og svare på spørgsmål.
Kommer 100 gæster næsten samtidig, skal der være flere parallelle kontaktpunkter. Glassene skal være talt op og skænket på forhånd, skiltningen skal kunne ses, og personalet skal kende deres zoner. Én person kan stadig have overblikket, men vedkommende må ikke være den eneste, gæsterne kan spørge.
Velkomstdrinken skal føles som en velkomst
Når tid og bemanding tillader det, serverer jeg helst velkomstdrinken aktivt. Det viser overskud, og gæsten bliver mødt med en gestus i stedet for selv at skulle lede efter baren. Ved mange samtidige ankomster er et tydeligt og bemandet afhentningspunkt dog bedre end en aktiv servering, der ikke kan følge med.
Musik og lys bør også være i gang fra første gæst, medmindre andet er aftalt. Rolig lounge- eller jazzmusik tager den tomme stilhed, især når gæsterne kommer med mellemrum. Snacks og en eventuel blød bar skal være fyldt op, så de første ikke oplever et halvåbent arrangement.
Vi kan godt have travlt uden at se fortravlede ud.
Da velkomstdrinksene ikke var klar
Jeg har selv stået i en situation, hvor velkomstdrinksene ikke var klar, og der stadig manglede noget af opdækningen, da gæsterne begyndte at komme.
Vi fordelte os med én tjener ved indgangen, som tog imod. En anden skænkede glassene løbende og serverede dem direkte til de ankomne. Resten færdiggjorde opdækningen. Jeg bevægede mig mellem områderne, hjalp holdet og sørgede for, at gæsterne hele tiden vidste, hvor de skulle hen.
Planen var skredet ti minutter. Vi havde travlt bag kulissen, men ved indgangen blev gæsterne stadig mødt med et smil og fik noget at drikke. De skulle ikke starte aftenen med vores forsinkelse.
Før dørene åbner
Personalet skal vide, hvor mange der kommer, hvornår de kommer, og hvad deres egen opgave er i ankomsten. Briefingen skal være kort og konkret, så alle kan gå direkte til deres plads.
Fordel indgang, garderobe, drinks, opfyldning og overblik.
Alt gæstevendt er tændt, ryddeligt og klar til brug.
Fyld glas og snacks op, fjern tom emballage og løs køen tidligt.
Når de fleste er ankommet, flyttes bemandingen videre til næste del af programmet.
Få styr på det basale først: et briefet hold, en færdig opdækning, lys og musik, glas nok, velkomstdrinks og snacks. Gæsterne skal ikke mangle noget, mens resten af aftenen finder sin rytme.
Kort svar
Hvor mange skal tage imod gæsterne ved ankomsten?
Som minimum én ved indgangen og én ved velkomstdrinksene. Bemandet garderobe er en særskilt post, og resten af holdet bevæger sig blandt gæsterne.
Skal velkomstdrinken serveres eller afhentes?
Helst serveret aktivt, når tid og bemanding tillader det. Kommer mange gæster samtidig, er et tydeligt og bemandet afhentningspunkt bedre end en servering, der ikke kan følge med.
Hvornår skal personalet briefes før ankomsten?
Cirka 15 minutter før første gæst. Briefingen skal være kort og konkret: hvor mange der kommer, hvornår, og hvem der tager indgang, garderobe, drinks og opfyldning.
