Hvad koster et firmaevent?

To virksomheder kan invitere præcis det samme antal gæster og lande med vidt forskellige budgetter. Den ene ønsker tre retter, vin og en DJ. Den anden vil lancere et nyt produkt med scenografi, specialbygget indhold, film, liveband og transport af gæster. Begge dele er firmaevents. De er bare bygget til forskellige behov.

Det betyder ikke, at en virkelig god aften behøver at være voldsomt dyr. En flot lokation, velsmagende mad, gode drinks, professionel lyd og lys og et dansegulv med energi kan sagtens sammensættes inden for en fornuftig ramme. Kunsten er ikke at vælge alt. Kunsten er at vide, hvad der skal bære netop jeres aften.

Start med formålet – ikke prisen

Et firmaevent bør bygges ud fra virksomhedens værdier, kontaktpersonens ønsker og den oplevelse, gæsterne skal gå hjem med. Skal de føle sig belønnet? Samlet? Overrasket? Skal de forstå en ny retning eller bare have en aften, hvor arbejdet bliver lagt væk?

Hvis formålet er uklart, ender budgettet let som en indkøbsliste: lokale, mad, blomster, DJ og fotograf. Når formålet er tydeligt, bliver det langt nemmere at afgøre, hvad der skal prioriteres, og hvad I roligt kan undvære.

Tænk budgettet som en mixerpult

Der findes seks knapper, som næsten altid former prisen. I kan skrue op og ned for dem — men I behøver ikke skrue alle på maksimum. En stærk firmafest har som regel to eller tre tydelige fokusområder og et sikkert grundniveau på resten.

Mad er ofte den tungeste knap

Ved en klassisk firmaaften er mad og servering ofte den største enkeltpost. Tre retter til 100 mennesker er ikke kun råvarer. Det er forberedelse, kokke, serveringspersonale, timing, opvask og oprydning. Og ja: allergier og kosthensyn skal med fra begyndelsen — ikke løses fem minutter før servering.

God mad kan stadig sagtens passe ind i et mindre budget. Buffet, sharing, food stations eller en velvalgt to- eller treretters menu kan give høj kvalitet uden at kopiere et restaurantsetup én til én. Det vigtige er, at serveringsformen passer til gæsterne og aftenens flow.

Drikkevarer kan styres uden at dræbe festen

En bar behøver ikke være åben med alt hele natten. Øl, vin og vand under middagen, et afgrænset cocktailvindue eller et mindre, godt udvalg kan være stærkere end en dyr ad libitum-løsning, ingen har taget reel stilling til. Gæsterne mærker kvalitet, tempo og stemning langt mere end antallet af flasker på bagbaren.

Lokalet er aldrig kun fire vægge

Store etablerede venues har ofte borde, stole, glas, tallerkener og bestik som en del af løsningen. Andre steder starter I med et tomt lokale. Spørg derfor altid linje for linje: Er service, duge, rengøring, personale, opstilling og nedtagning inkluderet? Et billigt lokale kan blive dyrt, hvis hele infrastrukturen skal køres ind udefra.

Hvis I stadig sammenligner forskellige typer steder, så læs også hvordan I vælger det rigtige venue. Her er kapacitet, transport og serviceniveau mindst lige så vigtige som lokalelejen.

Tre prisniveauer for 100 gæster

Et konkret tal kræver altid en konkret brief. Men som arbejdsramme kan et firmaevent for cirka 100 gæster se sådan ud. Alle beløb nedenfor er illustrative, eksklusive moms og tager udgangspunkt i et dansk helaftensarrangement — ikke en fast prisliste.

Det nederste niveau er ikke lig med en kedelig fest. Det kan sagtens rumme tre retter, drinks, lyd, lys og et flot venue. Det kræver bare, at I vælger en løsning, hvor rammerne allerede kan meget, begrænser de dyreste tilvalg og beslutter, hvad der skal være aftenens ene store greb.

De små linjer, der bliver de dyre

Et eventbudget vælter sjældent på grund af én dramatisk regning. Det vokser gennem de poster, ingen ejede: en ekstra adgangstime, levering sent om aftenen, seks særmenuer, personaleovertid og teknik, der først blev tænkt ind, da programmet allerede var låst.

Spar de rigtige steder

At spare handler ikke om at gøre alting billigere. Det handler om at fjerne det, der ikke løfter formålet. En torsdag i lavsæson kan frigive budget. Et venue med egen teknik og service kan være billigere samlet set. En kortere, kurateret bar kan fungere bedre end et uendeligt udvalg. Og én stærk oplevelse slår ofte syv halve idéer.

Daniels brief: 10 budgetspørgsmål

Før I beder om den første samlede pris, skal I kunne svare på disse spørgsmål. Så bliver tilbuddene både skarpere og langt lettere at sammenligne.

Hvis ingen internt kan svare på, hvem der ejer tidsplanen og leverandørerne på dagen, er næste spørgsmål ofte hvad en eventkoordinator konkret kan tage ansvar for.

Det rigtige budget er ikke nødvendigvis det største. Det er det budget, hvor I kan se, hvorfor hver væsentlig krone er placeret — og hvor gæsterne kan mærke prioriteringen uden at se arbejdet bag den.

Så hvad koster et firmaevent? For 100 gæster kan svaret begynde omkring 70.000 kr. ekskl. moms og bevæge sig langt over 180.000 kr. Det mest interessante spørgsmål er derfor ikke kun, hvor meget I vil bruge. Det er: Hvad skal pengene gøre for aftenen?

Skrevet af

Daniel Verond Bolotov

Stifter af DB Event Co., eventkoordinator og eventafvikler med blik for den samlede gæsteoplevelse — fra de første beslutninger til den sidste gæst går hjem.

Mød Daniel →