250 gæster deltog i konferencen. 225 skulle fortsætte til middag i det samme lokale.
Mens gæsterne var på kanalrundfart, gik 12 tjenere i gang.
250 til konference · 225 til middag
Frederikke Højrup er eventkoordinator hos Pakhus 11. Mens gæsterne var på kanalrundfart, blev konferenceopstillingen fjernet, og lokalet blev dækket komplet op og dekoreret til middag.
Her holder jeg Frederikkes konkrete case op mod de greb, jeg selv bruger ved hurtige omstillinger.
“Et eksempel er fra den anden dag, hvor vi havde 12 tjenere på arbejde, som på bare én time skulle omstille venue fra en konference med 250 gæster til en middag for 225 gæster. Det indebar både komplet opdækning og dekoration – og det hele nåede vi på én time.”Frederikke Højrup · eventkoordinator, Pakhus 11
Den ene time begynder tidligere
En omstilling på 60 minutter begynder, før uret starter. Servietter skal være foldet, bestik og tallerkener talt op og blomster, borde og stole stå klar. Det er samme princip som i den gode køreplan: Når lokalet bliver frigivet, skal personalet kunne gå direkte i gang.
“Personale-briefingen er mindst lige så vigtig som selve planlægningen. Når alle ved præcis, hvad deres rolle er, og hvad der forventes af dem, bliver det muligt at arbejde effektivt og få skiftet til at fungere.”Frederikke Højrup · eventkoordinator, Pakhus 11
Tolv tjenere · klare opgaver
Når gæsterne er ude, bruges alle først på borde, stole og duge. Derefter bliver tjenerne fordelt på konkrete opgaver: nogle tager tallerkener og bestik, andre glas, dekoration og lys. Den ansvarlige manager holder det samlede overblik og flytter folk undervejs, hvis noget tager længere tid end forventet.
En færdig prøveopstilling backstage med tallerken, bestik, glas og serviet fjerner tvivl. Alle kan se præcis, hvordan bordet skal stå, og arbejde efter samme opstilling.
Hvis konferencen tager 15 minutter ekstra
Så ser jeg først, om opgaven stadig kan løses på 45 minutter. Hvis ikke, koordinerer jeg fem minutters ekstra buffer, før gæsterne bliver ledt ind. Det er bedre end at åbne dørene til et lokale, hvor personalet stadig flytter stole.
Inden gæsterne kommer ind, går jeg bordene igennem: Har alle en plads og en stol? Er der tallerken, bestik, vandglas og vinglas? Står blomster og lys rigtigt? Er belysningen dæmpet, og står tjenerne klar?
Bliver tiden presset, kan den sidste justering af lyset foretages, mens gæsterne kommer ind. En manglende stol eller kuvert kan ikke.
Hvor lang tid har vi? Hvad skal der gøres? Hvem gør hvad? Er nogen i tvivl? Godt. Sæt i gang.
En time kan være rigeligt. Men kun hvis den bliver brugt på omstillingen – og ikke på først at finde ud af, hvordan den skal foregå.
Redaktionel note
- Frederikke Højrup har godkendt brugen af hendes case og citater i artiklen.
- Coverfotoet er fra den beskrevne eventdag og er godkendt til brug samt stillet til rådighed af Frederikke Højrup / Pakhus 11.
- Pakhus 11 er samarbejdspartner med DB Event Co.; relationen er oplyst af hensyn til redaktionel gennemsigtighed.
Frederikke Højrup
Eventkoordinator · Pakhus 11
Frederikke har bidraget med den konkrete case, sine erfaringer fra omstillingen og citater om planlægning og briefing. Hun har godkendt brugen af både case og citater.
