Den sidste halve time afgør det. Er dansegulvet fyldt, og er stemningen stadig tårnhøj, er det sjældent en time, nogen fortryder.
Det er et af de spørgsmål, jeg oftest får på selve aftenen: Skal vi forlænge? Svaret afhænger ikke af klokken, men af festen. Den ekstra time bliver altid tilbudt, inden festen finder sted, men beslutningen tager I på dagen. Det er først dér, I kan se, om festen stadig kører.
I tjeklisten til julefrokosten skrev jeg, at en ekstra time sjældent er dyr i forhold til kuvertprisen. Her er hele forklaringen: hvornår den kan betale sig, hvordan prisen bliver regnet, og hvordan I aftaler den, så det ikke bliver en diskussion kl. 00.45.
Kort fortalt
Den ekstra time i 6 punkter
- Den bliver tilbudt før festen, men besluttet på dagen.
- Køb den, når over halvdelen af gæsterne er tilbage, og dansegulvet stadig er fyldt.
- I betaler for alle på kontrakten, ikke kun for dem, der er tilbage.
- DJ'en kommer oveni, men er typisk forberedt på at forlænge.
- Der er rig mulighed for en billigere sen pakke, fx kun øl og vin.
- Giv én person fra firmaet mandat til at sige ja.
Hvornår kan den ekstra time betale sig?
Min tommelfingerregel er enkel: Kig på festen den sidste halve time før lukketid.
Køb den, hvis
- Dansegulvet stadig er fyldt.
- Stemningen stadig er tårnhøj.
- Over halvdelen af gæsterne stadig er tilbage.
Er det tilfældet, er den ekstra time næsten altid pengene værd. En god fest, der bliver stoppet for tidligt, er det, folk husker, og ikke regningen. Er festen derimod ved at klinge ud, og er de fleste gået hjem, er det bedre at slutte på toppen.
Skal I forlænge festen?
Bygger på mine tommelfingerregler for den sidste halve time før lukketid. Prisen for den ekstra time aftales med jeres venue.
Hvad koster en ekstra time?
Prisen for en ekstra time til festen bliver typisk regnet pr. gæst på kontrakten, ikke pr. gæst, der er tilbage. Er I 80 på kontrakten, og er 40 stadig på dansegulvet, betaler I stadig for 80. Det er samme princip som ved det endelige deltagerantal.
Det er derfor, reglen om over halvdelen giver mening: Jo flere der er tilbage, jo mere får I for pengene.
Den ekstra time dækker typisk lokalet, den fri bar og personalet. Der kommer ikke andre skjulte udgifter oveni, kun DJ'en, som bliver aftalt for sig. Spørg jeres venue om prisen pr. gæst for en ekstra time, før festen finder sted, så I kender den, når beslutningen skal tages.
Ekstra time med DJ: den kommer oveni
Det er det, de fleste glemmer. DJ'en er typisk booket til et fast tidsrum, og den ekstra time bliver aftalt med DJ'en selv. Det er sjældent et problem, for en god DJ er forberedt på, at festen kan blive forlænget. Men tjek det i aftalen, så musikken ikke slukker, mens resten af festen kører videre.
Vil I vide, hvordan en god DJ holder gulvet fyldt helt til sidst, så læs Mark Toepfers gæstebrief.
En billigere ekstra time: den sene pakke
Den ekstra time behøver ikke være en kopi af resten af aftenen. Der er rig mulighed for at aftale en sen pakke, der passer til dem, der er tilbage:
Tre måder at gøre den billigere på
- Kun øl og vin efter lukketid i stedet for fuld bar.
- Færre personaler på gulvet, når der er færre gæster.
- Baren lukker, men DJ'en fortsætter, så dansegulvet får en time mere.
Aftal mulighederne på forhånd, så I kun skal sige ja eller nej på dagen.
Sådan aftaler I den ekstra time
Gør det her før festen
- Få vilkårene for den ekstra time ind i kontrakten: pris, og hvad der er med.
- Giv én person fra firmaet mandat til at sige ja på dagen.
- Aftal med afvikleren, hvornår beslutningen skal tages, typisk den sidste halve time.
- Tjek, om DJ'en kan forlænge, og hvad det koster.
Naboer og tilladelser er der allerede taget højde for. Bliver den ekstra time tilbudt, er det også muligt at forlænge.
Hjælp på aftenen
Som afvikler holder jeg øje med festen og tager snakken med jeres kontaktperson i god tid. Så bliver beslutningen om den ekstra time taget ud fra, hvordan festen faktisk kører, og ikke i sidste øjeblik.
Afvikling på dagen koster fra 4.500 kr. inkl. moms. Se hele prisoversigten, eller fortæl mig om jeres fest.
Sig ja til den ekstra time, når festen stadig kører den sidste halve time. Aftal vilkårene før, beslut på dagen, og lad én person have mandatet.
Kort svar
Hvad koster en ekstra time til festen?
Prisen regnes typisk pr. gæst på kontrakten, ikke pr. gæst, der er tilbage. DJ’en kommer oveni og aftales for sig. Spørg jeres venue om prisen for en ekstra time, før festen finder sted.
Hvornår kan det betale sig at købe en ekstra time?
Når festen stadig er i gang den sidste halve time før lukketid: dansegulvet er fyldt, stemningen er stadig høj, og over halvdelen af gæsterne er tilbage.
Betaler man for alle gæster ved en ekstra time?
Ja, typisk betaler man for alle gæster på kontrakten, også selvom kun en del af dem er tilbage, når festen forlænges.
Kan man få en billigere ekstra time?
Ja, der er rig mulighed for at aftale en sen pakke, fx kun øl og vin efter lukketid, færre personaler på gulvet, eller at baren lukker, mens DJ’en spiller videre.
Er DJ’en med i den ekstra time?
Typisk ikke. DJ’en er booket til et fast tidsrum, og den ekstra time aftales med DJ’en selv og kommer oveni. En god DJ er som regel forberedt på, at festen kan blive forlænget.
Hvornår skal man beslutte at forlænge festen?
Vilkårene aftales før festen, men selve beslutningen tages på dagen, typisk i den sidste halve time, når I kan se, om festen stadig kører.
Redaktionel note
- Artiklen bygger på Daniel Verond Bolotovs egne erfaringer fra afvikling af firmafester og private selskaber siden 2015.
- Priser og vilkår for en ekstra time varierer. Det er altid den konkrete aftale med venue og leverandører, der gælder.
- Coverbilledet er et illustrationsfoto fra Pexels og viser ikke en af de beskrevne fester.
