Sådan vælger du det rigtige venue

Det er let at forelske sig i et rum. Men det rigtige venue er det sted, hvor beliggenhed, serviceniveau, gæster og virksomhedens ønsker passer sammen — uden at I for sent opdager, hvad der ikke var med i tilbuddet.

Begynd med gæsterne — ikke lokalet

Start med gæsternes virkelighed: Hvor kommer de fra? Er der kolleger med nedsat mobilitet? Skal de kunne tage toget hjem, eller skal transport være en del af arrangementet? Et lokale til 300 kan samtidig føles tomt med 90 gæster.

Når jeg ser et venue, spørger jeg derfor ikke kun efter den maksimale kapacitet. Jeg vil se, hvor mange der reelt er plads til, når scene, buffet, bar og dansegulv er tegnet ind. Det tal er ofte mere brugbart end tallet i salgsmaterialet.

Byens puls eller naturens ro?

Et venue i byen er ofte lettere at nå og gør det enkelt at fortsætte aftenen. Til gengæld kan der være parkering, naboer og skarpere regler for støj og sluttid. Uden for byen får I ofte mere ro og luft, men transporten skal løses. Ingen af delene er automatisk bedst.

Hvor meget skal venuet løse?

Venuevalg handler også om, hvor mange beslutninger virksomheden selv ønsker at eje. I den ene ende ligger full-service-stedet, hvor køkken, tjenere, bar, rengøring og afvikling kan samles i én løsning. I den anden ligger det fleksible lokale, hvor oplevelsen i højere grad bygges med eksterne leverandører.

Et råt venue betyder ikke nødvendigvis, at I selv skal finde hver tjener og tallerken. Mange steder har faste samarbejdspartnere. Aftal blot, hvem der får venue, leverandører og tidsplan til at mødes.

Planlæg både ankomst og hjemtur

Beliggenheden påvirker, hvornår folk kommer, hvor længe de bliver, og hvor afslappede de føler sig. Derfor skal transporten indgå i venuebeslutningen fra starten.

I praksis fungerer to hjemture ofte bedre end én: en tidlig afgang til dem, der vil hjem efter middagen, og en sen til dem, der bliver på dansegulvet. Én fælles bus rammer sjældent alle godt.

Teknikken skal passe til rummet

Et flot rum kan være svært at tale i. Højt til loftet, glas, mursten og hårde gulve kan skabe en fantastisk stemning — og udfordrende akustik. Spørg derfor ikke kun, om der “er lyd”. Spørg, om løsningen er dimensioneret til taler, musik, gæsteantal og rummets opbygning.

Jeg vil altid høre en mikrofon fra det sted, hvor talerne skal holdes — ikke kun se et anlæg i et teknikskab. Et system kan være fint til baggrundsmusik og stadig være utilstrækkeligt til taler i et fyldt rum. Afklar også strøm, lydprøve, betjening og plan B.

Den gode tekniske løsning er ikke den med flest lamper. Det er den, der passer til programmet og kan betjenes sikkert. Aftal samtidig adgangstider, levering, opsætning, lydprøve og nedtagning. En teknikleverandør, der først må komme ind samtidig med gæsterne, er sjældent en god plan.

Hvad gør I, hvis vejret skifter?

Et udendørsområde kan løfte et venue, men jeg regner det ikke med som kapacitet, før jeg ved, hvor alle gæster skal være, hvis vejret vender. “Vi går bare indenfor” er kun en plan, hvis der faktisk er plads, og bar, garderobe og servering også kan flyttes.

Daniels brief: 12 venuespørgsmål

Besøg altid mere end ét venue, og stil de samme spørgsmål hvert sted. Så sammenligner I løsninger — ikke bare stemninger og forskellige tilbudsformater.

Et venue kan være billigt på lokalelejen og dyrt samlet. Brug derfor budgetguiden til firmaevents, når tilbuddene skal sammenlignes linje for linje.

Hvis flere leverandører skal samles omkring stedet, kan du også læse hvad en eventkoordinator konkret tager ansvar for. Min rolle er ikke at vælge et flot sted på jeres vegne, men at finde et sted, der fungerer — og sikre, at resten af aftenen hænger sammen.

Vælg det venue, der fungerer bedst for gæsterne, programmet og budgettet — ikke nødvendigvis det sted, der ser flottest ud på billeder.

Skrevet af

Daniel Verond Bolotov

Stifter af DB Event Co., eventkoordinator og eventafvikler med blik for den samlede gæsteoplevelse — fra valget af ramme til den sidste gæst går hjem.

Mød Daniel →